Case study · sprzedaż B2B

Jedna faktura sprzedaży z wielu zamówień w Subiekcie GT

Jak firma obsługująca powtarzające się zamówienia klientów skróciła przygotowanie zbiorczej faktury z czasochłonnego przepisywania dokumentów do operacji trwającej kilka sekund.

Rezultat wdrożenia

Kilkanaście lub kilkadziesiąt zamówień, jedna faktura

Pracownik zaznacza zamówienia jednego klienta i uruchamia ich zbiorczą realizację. DoGT przenosi pozycje do jednej faktury sprzedaży, dzięki czemu operacja zajmuje kilka sekund i nie wymaga ręcznego przepisywania każdego zamówienia.

Sytuacja przed wdrożeniem

Wiele dostaw w miesiącu, jedno rozliczenie z klientem

Firma regularnie przyjmowała zamówienia od tych samych klientów. Jeden odbiorca mógł w ciągu miesiąca złożyć kilkanaście, a czasem kilkadziesiąt osobnych zamówień. Zgodnie z ustalonym sposobem rozliczeń klient miał otrzymać na koniec okresu jedną fakturę obejmującą wszystkie zamówione towary.

Przy standardowej pracy każde zamówienie należało otworzyć i przenieść jego pozycje do przygotowywanej faktury. Im więcej zamówień i pozycji, tym dłużej trwało rozliczenie oraz tym trudniej było sprawdzić, czy uwzględniono komplet dokumentów.

Wiele dokumentów źródłowych

Zamówienia tego samego odbiorcy powstawały przez cały miesiąc i pozostawały oddzielnymi dokumentami.

Ręczne przepisywanie

Przygotowanie jednej faktury wymagało kolejnego otwierania zamówień i przenoszenia ich pozycji.

Długi koniec miesiąca

Najwięcej pracy kumulowało się w okresie wystawiania dokumentów zbiorczych dla klientów.

Zastosowane rozwiązanie

Zbiorcza realizacja zamówień w DoGT

Po wdrożeniu funkcji pracownik wybiera na liście zamówienia należące do jednego klienta. Następnie uruchamia zbiorczą realizację, a DoGT tworzy jedną fakturę sprzedaży zawierającą pozycje ze wskazanych zamówień.

Dokument przed zapisaniem można zweryfikować tak samo jak zwykłą fakturę w Subiekcie GT. Zmienia się przede wszystkim sposób przygotowania jego zawartości: zamiast przepisywania wielu zamówień użytkownik wykonuje jedną operację.

Przebieg pracy

  1. Wybór klienta i okresu rozliczeniowego.
  2. Zaznaczenie zamówień przeznaczonych do realizacji.
  3. Uruchomienie zbiorczego tworzenia faktury.
  4. Kontrola i zapis gotowego dokumentu.

Efekty dla firmy

Co zmieniło się po uruchomieniu funkcji?

Faktura w kilka sekund

Pozycje z wybranych zamówień trafiają do jednego dokumentu bez ich ręcznego przepisywania.

Łatwiejsza kontrola kompletności

Pracownik świadomie wybiera dokumenty przeznaczone do wspólnego rozliczenia i widzi je przed wykonaniem operacji.

Jeden dokument dla klienta

Odbiorca otrzymuje uzgodnioną fakturę zbiorczą zamiast wielu faktur do kolejnych zamówień.

Gdzie takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne?

Mechanizm pasuje do sprzedaży B2B, w której jeden klient zamawia towary wielokrotnie, ale rozlicza się okresowo. Może ułatwić pracę między innymi hurtowniom i dystrybutorom, dostawcom materiałów biurowych lub środków czystości, firmom zaopatrującym punkty handlowe oraz dostawcom realizującym regularne zamówienia dla stałych odbiorców.

Największą różnicę widać wtedy, gdy faktura ma obejmować wiele zamówień albo dużą liczbę pozycji. Przed zastosowaniem takiego modelu należy upewnić się, że sposób dokumentowania sprzedaży jest zgodny z ustaleniami handlowymi i zasadami rozliczeń firmy.

Najważniejsze korzyści

  • jedna faktura z wielu zamówień tego samego klienta
  • brak ręcznego przepisywania pozycji
  • szybsze zamknięcie okresu rozliczeniowego
  • prostsze przekazanie dokumentu klientowi i księgowości